Es frecuente la pregunta: ¿Cómo comenzar una política de cero papel y gestión documental ?
La presidencia de Colombia, a través de la Directiva Presidencia #4 del 2012, traza una línea en el camino de la eficiencia administrativa y da lineamientos de la política de cero papel en la administración pública.
No hay duda en que su implementación trae beneficios ambientales y económicos. Aún así, la pregunta del enunciado es la más frecuente: ¿Cómo comienzo?
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, en conjunto, elaboraron una guía muy útil, aplicable tanto para sector público como privado.
La guía nos dice que el primer paso suele ser el más difícil y las estrategias que recomiendan para comenzar se han enfocado en ocho actividades prácticas:
1. Seleccione un líder para la estrategia de cero papel.
2. Conforme un equipo de trabajo.
3. Documente los costos y ahorros.
4. Formalice el compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel.
5. Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad.
6. Implemente el uso de firmas digitales.
7. Implemente la automatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre de riesgos.
8. Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.
Estas indicaciones se complementan con la Guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel, cuyas recomendaciones pueden ser incluidas en las actividades, encuestas y tablas sugeridas.
Una fase siguiente consiste en la adopción de aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo, o gestores de contenido, automatización de procedimientos, entre otros.
¿Interesado en una política de cero papel? ¿ Desea adoptar aplicaciones de gestión de documentos? Contáctenos, le ayudaremos a encontrar su mejor opción.
